Τι είναι τα Γενικά Αρχεία του Κράτους;

Τα Γενικά Αρχεία του Κράτους είναι η δημόσια υπηρεσία που έχει ως αρμοδιότητα τη διαχείριση και εποπτεία όλης της αρχειακής παραγωγής της χώρας.
Σκοπός της υπηρεσίας των Γ.Α.Κ. είναι:
ο εντοπισμός, συγκέντρωση και φύλαξη του αρχειακού υλικού που σώζεται ή παράγεται ακόμα και σήμερα και περιέχει πολύτιμες μαρτυρίες για τη διοικητική, κοινωνική, οικονομική ιστορία του Έθνους και η διάθεσή του στο κοινό και στους ερευνητές.

Τι είναι αρχείο;

Είναι, με απλά λόγια:
το σύνολο των καταγραμμένων πληροφοριών [τεκμηρίων] που έχει συγκεντρώσει ένας φορέας ή ένα άτομο στη διάρκεια της ανάπτυξης των δραστηριοτήτων του.

Γιατί κάποιος φορέας ή άτομο διατηρεί αρχείο;

Για την καλύτερη διαχείριση των υποθέσεων που το απασχολούν
για την απόδειξη των ενεργειών του
για την προστασία των συμφερόντων και δικαιωμάτων του.

Πότε αχρηστεύονται για τον κάτοχό τους κάποια τεκμήρια;

Όταν, με την πάροδο του χρόνου, πάψουν να εξυπηρετούν το σκοπό για τον οποίο δημιουργήθηκαν και διατηρήθηκαν.
Χαρακτηριστικό παράδειγμα είναι μια εγκύκλιος της Διεύθυνσης Δευτεροβάθμιας Εκπαίδευσης με θέμα "Εορτασμός τριημέρου 26-28 Οκτωβρίου 2000". Οι πληροφορίες που περιέχει, αναφέρονται σε ενέργειες που προσδιορίζονται από αυτά τα χρονικά όρια. Συνεπώς, ένα τέτοιο έγγραφο αχρηστεύεται για τον παραγωγό ή τον παραλήπτη του (τον οποίο ενημερώνει ή του υποδεικνύει κάποιες ενέργειες) από τις 29 Οκτωβρίου 2000 και πέρα.
Αντίστοιχα, οι αποδείξεις αγορών που φυλάγουμε κάθε χρόνο για να τις επισυνάψουμε στη φορολογική μας δήλωση, χάνουν την αποδεικτική τους αξία μετά τον έλεγχο της δήλωσης.
Με την ίδια λογική, η μεγάλη πλειοψηφία των τεκμηρίων που συγκεντρώνει μια υπηρεσία, χάνουν την υπηρεσιακή του χρησιμότητα μετά από 1, 5, 10 ή 20 χρόνια.

Τι γίνονται τα αχρηστευμένα αρχεία των υπηρεσιών;
Η νομοθεσία ορίζει ότι κάθε χρόνο (ή διετία) όλες οι υπηρεσίες έχουν την υποχρέωση να διαχωρίσουν και να καταγράψουν τα τεκμήρια που δεν έχουν πλέουν υπηρεσιακή χρησιμότητα. Στη συνέχεια κοινοποιούν αυτούς τους καταλόγους στα Γενικά Αρχεία του Κράτους. Αυτά με τη σειρά τους έχουν την υποχρέωση να ελέγξουν το υλικό και να αποφασίσουν αν όλο ή ένα μέρος του πρέπει να διατηρηθεί για ερευνητικούς σκοπούς.

Ποια είναι τα κριτήρια διατήρησης μέρους των τεκμηρίων από τα Γ.Α.Κ.;
Οι πληροφορίες που προσφέρουν αυτά τα τεκμήρια, μπορεί να αξιοποιηθούν με πολλούς τρόπους, για την τεκμηρίωση της διοικητικής, κοινωνικής και οικονομικής ιστορίας του Έθνους.

Ποια άλλα στοιχεία ή πληροφορίες μπορούν να περιέχουν τέτοια τεκμήρια;
Συνήθως οι πληροφορίες που περιλαμβάνουν είναι ποικίλες, ορισμένες φορές άμεσες και πολλές φορές έμμεσες. Στο παράδειγμα του εγγράφου για τον εορτασμό του τριημέρου: άμεσες πληροφορίες για τον τρόπο εορτασμού (παρελάσεις, δοξολογία, κατάθεση στεφάνου, ομιλίες στα σχολεία)· έμμεσες: επέτειοι, ονόματα προϊσταμένων, διοικητική δομή της υπηρεσίας αρχής, πίνακας αποδεκτών κλπ.

Με ποιο τρόπο και σε ποιους τομείς μπορούν να χρησιμοποιηθούν αυτές οι πληροφορίες;
Για λόγους αποδεικτικούς: αυτοί προκύπτουν πολλές φορές ως έμμεσες πληροφορίες από κάποιο τεκμήριο. Π.χ. ένα Μαθητολόγιο συντάσσεται για την παρακολούθηση της σχολικής επίδοσης των μαθητών. Παράλληλα όμως καταγράφεται η απασχόληση των γονέων τους, η ηλικία τους, ο τόπος κατοικίας, η βαθμολογία τους κλπ.
Για λόγους ερευνητικούς: αυτοί μπορεί να αναφέρονται σε ένα πλήθος επιστημών, αφού ο κύριος προμηθευτής των Γ.Α.Κ., η ευρύτερη δημόσια διοίκηση, καλύπτει ένα μεγάλο φάσμα δραστηριοτήτων (υγεία, εκπαίδευση, οικονομία, εμπόριο κλπ)
Για λόγους εκπαιδευτικούς: το αρχειακό υλικό, με την ποικιλία που προφέρει, μπορεί να καλύψει την "εικονογράφηση" και να εμπλουτίσει την εποπτική διδασκαλία πολλών γνωστικών αντικειμένων.

Τι είδους φροντίδα επιφυλάσσεται στο αρχειακό
υλικό που εισάγεται σε μια αρχειακή υπηρεσία;

Έλεγχος
Καθαρισμός
Ταξινόμηση
Καταγραφή
Αποθήκευση
Φύλαξη.

Πώς μπορεί κανείς να εντοπίσει τις πληροφορίες που τον ενδιαφέρουν;

Η υπηρεσία έχει φροντίσει να υπάρχουν στο αναγνωστήριο τα λεγόμενα εργαλεία έρευνας. Αυτά είναι οι κατάλογοι, τα συνοπτικά ή αναλυτικά ευρετήρια και τα δελτία, στα οποία καταχωρούνται οι περιγραφές των τεκμηρίων.

Ποιοι και με ποιους όρους έχουν δικαίωμα πρόσβασης στο αρχειακό υλικό;
Τα αρχεία που φυλάσσονται στις υπηρεσίες των Γενικών Αρχείων του Κράτους έχουν δημόσιο χαρακτήρα. Αυτό σημαίνει ότι όλοι οι πολίτες έχουν δικαίωμα να λάβουν γνώση του περιεχομένου τους. Περιορισμοί υπάρχουν μόνο σε υλικό που αφορά την εθνική ασφάλεια και την προστασία προσωπικών δεδομένων.

Πώς προστατεύεται το αρχειακό υλικό από τις φθορές;
Οι συνθήκες φύλαξης προσπαθούμε να είναι κατάλληλες για κάθε είδος υποστρώματος (χαρτί, φιλμ, μαγνητικές ή ψηφιακές εγγραφές κλπ) και μορφής (έγγραφα, φωτογραφίες, ταινίες, αφίσες, χάρτες κλπ). Τα φθαρμένα τεκμήρια αποκαθίστανται στο συντηρητήριο της υπηρεσίας και -κατά περίπτωση- οι πληροφορίες που περιέχουν μεταφέρονται σε άλλο υπόστρωμα (π.χ. μικροφωτογραφία, ψηφιακή σάρωση) και διατίθενται στην έρευνα με αυτή τη μορφή, ώστε να προστατευθούν τα πρωτότυπα.

Πότε μπορεί κανείς να συμβουλευθεί τα αρχεία που φυλάσσονται στα Αρχεία Ν. Κιλκίς;

Το αναγνωστήριο λειτουργεί καθημερινά τις εργάσιμες ημέρες από τις 09:00 έως τις 13:30.